Ontwikkeltijd drastisch verkorten met parallel plannen

Bij de ontwikkeling van een woonblok in Elzenhagen-Zuid in Amsterdam Noord kreeg Roos van Weert een strakke planning opgelegd van de gemeente. In 4,5 maand tijd moest alles klaar zijn voor het aanvragen van de vergunning. “Toen ik de deadlines hoorde, dacht ik eerst: dat gaan we nooit halen. Maar we besloten ervoor te gaan, dus het veranderde al snel in: let’s go!”

Voor het betreffende woonblok  waren plannen gemaakt voor middenhuurwoningen waar beleggers op konden intekenen. Onzekerheid op de markt zorgde er echter voor dat er geen bieding werd ontvangen van een belegger. Vanuit woningcorporatie De Alliantie bleek er wel interesse te zijn voor middeldure huurwoningen in combinatie met sociale huurwoningen. Roos: “We dienden een verzoek voor programmawijziging in bij de gemeente en daar kregen we akkoord op. Onder de voorwaarde dat de planontwikkeling voor deze nieuwe invulling snel zou verlopen, zodat de geplande bouwproductie voortgang kon krijgen. Voor de gemeente en ook het Rijk een belangrijk punt vanwege de grote tekorten aan woningen.”

De planontwikkeling terugbrengen van 1,5 jaar naar 4,5 maand is een fikse uitdaging. Niet elk project leent zich voor zo’n versneld proces en ook bij dit woonblok was het maar de vraag of het zou lukken. “Het team dat betrokken is bij projectontwikkeling bestaat uit verschillende partijen met hun eigen expertise: de architect, constructeur, bouwfysisch adviseur, installatietechnisch adviseur, aannemer en de afnemer. Normaal gesproken is het zo dat wij als ontwikkelaar de planning maken en dat de verschillende expertises nog te veel na elkaar aan het werk gaan. De een wacht op input van de ander voor er verder gewerkt kan worden aan het project.”

Alles begon met anders plannen. Communicatie en commitment waren essentieel om alles in deze snelheid van de grond te krijgen. Roos: “Ik heb elk teamlid gebeld om te vragen of ze beschikbaar waren en zin hadden om de uitdaging aan te gaan: ‘kan ik op je rekenen of niet?’ Ook heb ik ze expliciet gevraagd om dit project prioriteit te maken. Het mooie was dat alle partijen wilden dat het zou slagen.” Vervolgens bracht Roos het team bij elkaar om de planning dag voor dag op papier te zetten. Roos: “We hebben heel specifiek gekeken naar welke informatie nodig is voor de volgende partij om verder te kunnen. Hoe kunnen we de doorlooptijd verkorten, hoe kunnen we activiteiten zoals het rekenen, tekenen, vastleggen, onderzoeken, het ontwerpen en besluiten parallel aan elkaar plannen in plaats van na elkaar? Samen zijn we gaan kijken wat een realistische planning is. Dit hebben we zo specifiek mogelijk, op dagniveau, uitgewerkt. Zo ontstond er een gezamenlijke verantwoordelijk voor de planning.”

Ook teamgevoel was belangrijk bij het verloop van de ontwikkeling. Roos: “Er was een goede klik onderling en we hebben moeite gedaan om dat teamgevoel verder te ontwikkelen. Samen hebben we de mijlpalen in het proces bepaald en elk behaalde milestone ook gevierd. Je komt in een soort snelkookpan en door die band te creëren zijn mensen bereid om wat extra stappen voor elkaar en het project te zetten.”

Ook focus was een belangrijke factor die bijdroeg aan het halen van de strakke planning. “Als projectontwikkelaar werk ik meestal aan meerdere projecten tegelijk. Nu mocht ik me, vanwege de uitdagende opgave, volledig concentreren op dit project. Dat werkte heel prettig.” Het op deze snelheid ontwikkelen vraagt ook focus van de gemeente. Roos: “Ik heb aan de gemeente uitgelegd dat het alleen haalbaar is als de toetsmomenten bij de gemeente verkort worden.” Dat was mogelijk,  mede dankzij heldere communicatie. “Met onze planning op dagniveau, kon ik exact aangeven op welke dag ze de toetsdocumenten konden verwachten. Als er iets veranderde in de planning, dan hielden we elkaar goed op de hoogte, zodat er snel geschakeld kon worden. Hierdoor verliep alles soepel.”

Roos en het projectteam wisten de ontwikkeltijd mede dankzij parallel plannen van anderhalf jaar terug te brengen naar 4,5 maand. Volgens Roos leent niet elk project zich voor een planning zoals deze. “Met parallel plannen kun je zeker zorgen voor versnelling. Maar de doorlooptijd van 1,5 jaar terugbrengen naar 4,5 maand, dat lukt echt niet met elk project. Het kan alleen bij projecten waarvan de kaders vooraf al heel duidelijk zijn. Er lag hier al een bestemmingsplan, stedenbouwkundig plan en duidelijke afspraken met gemeente en De Alliantie over het woonprogramma. Ook moet je de juiste toewijding krijgen van het team. Het is mooi dat het ons gelukt is.”

Niet alleen op projectniveau, maar ook op gebiedsniveau wil het Rijk vaker aan de slag gaan met parallel plannen. Roos: “Er lopen pilots vanuit het Rijk waarbij de gehele gebiedsontwikkeling versneld wordt. Dan gaat het om de initiatieffase. Hoe kom je tot een bestemmingsplan, tot vergunning en realisatie? Mogelijk kan de doorlooptijd van een gebied dan van 10 jaar naar 4 jaar teruggebracht worden. Het versneld ontwikkelen op projecten, is daar een onderdeel van.”